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王遥
时间管理
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一、为什么讲这堂课每天睁开眼,就有一堆工作等着你,一个安排接着一个安排,没有喘息的空间;有好几个任务在手上,不知道要先处理哪个;一天结束的时候,已经心力交瘁,事情也还是没有做完。我做时间管理效果还好,而且我也是一个普通人。时间管理,是个人在职场上实现跃迁的一个重要因素。虽然每个人的每一天都是24小时,但会时间管理的人,他们的产出可能是不会时间管理人的五倍、十倍、甚至更多。时间管理的本质是对外管理事务、管理合作关系,对内管理自己。二、做计划答案很简单,计划有两个基本的功能: 规划和备忘。“任何事情都是先在头脑中构思,也就是智力上的第一次创造,然后再付诸实践,也就是体力上的第二次创造”。用你的头脑来制定计划,用可视化的计划表指挥你的行动。1.极简的项目管理表分拆子项目和设定截止日期。并行意味着更多的子项目可以同时开展,而串行你就得等上游的时间了。首先,在计划阶段,不宜把工作和时间节点拆得过细,时间颗粒度一般到计划周期的下两级就行了。其次,项目分拆应该尽量做到“不漏不重”。最后,如果你的项目需要别人配合完成,分拆的颗粒度可以跟着人走,要责任到人,而且是一个人。很多有所谓拖延症的人,他们往往以“这个工作没有办法预估工作量”为借口,不愿意给自己设置一个截止日期。写下这个任务或项目的相关方,并且设置进度提示。2.日历表如果你没有一个有效的工具去约束住你的时间,你很可能并不会真的花时间,去做那些对你来说重要的事情。首先,最重要的事先安排。就好比你要往一个桶里装大石头、小石头和沙子。重要的事情先安排,就相当于先往桶里放大石头,再往缝隙里放入小石头和沙子。一类是短期需要完成、对工作结果有直接影响的。一类是短期可能对业绩提升、个人表现没有明显的帮助,但一旦长期投资,就会形成巨大红利的事情。还有一类的“大石头”要放,那就是不能错过的重要的时间节点。其次,好的日历计划,并不是填满你的每一个小时。恰恰相反,好的计划是有一定余地的,是有缓冲地带的。关于如何给自己留余地,我的经验是, 留出20%的缓冲地带。最后,还有日计划,日计划说起来很简单: 也就是你这一天的任务清单。三、提升执行力的关键方法1.把任务变动作对于复杂任务,你需要一个进一步的“预处理”过程。也就是把它们, 拆分成一个个动作。分拆动作,然后立刻行动,是解决“拖延症”的好办法。2.“转”、“做”、“存”、“扔”四字诀首先,我们来说一下“转”,是指那些可以授权给别人替你完成的动作或任务。很多人在职场上拉不下面子,不敢拒绝别人的请求,更不敢麻烦别人。其实,之所以要把这些工作转出去,为的是更好地完成它们,而不是想偷懒。其次,说完了“转”,接下来说“做”。“要事优先”,做计划的时候,也要规划“重要的事”。没有办法马上做,需要大块时间在未来处理的事情,可以把它们记下来,放进你的“待办清单”中,这个动作叫“存”。最后,既转不出去,又没法立刻做掉,也没必要存下来以后做的事情,果断“扔”掉。3.如何解决犯难造成的拖延如果说你也在工作中,遇到这种因为工作让你犯难犯怵,而拖延的情况,我可以给你的两个建议是:第一,当你担心自己做不好时,不妨“转念一想”,反正都是要面对的,不如找到一个积极的、能说服自己的理由,主动去做。第二,不要一个人在那里为难和纠结,跟你的上司、同事交流。他们的建议和鼓励,可能就会给你带来行动的动力。四、“敏捷工作法”时间管理,灵活应对外界变化;不要把时间浪费在努力工作中第一种,就是“完美主义”。完美是有代价的。你的时间、精力的投入,把一个只需要做到80分就可以的事情,做到了100分,看似你非常努力,但这种努力,可能是以牺牲七八件需要做到60分,而你完全没有时间去做的事情为代价的。第二种,叫做“范围蔓延”。就是做了超出职责范围的事。尤其是当下属面对上级、乙方面对甲方客户的时候,非常容易发生讨好对方的情况。第三种,返工。这情况特别让人沮丧。好不容易把一件事,从头到尾完成了,结果却不符合对方的要求。敏捷工作法,核心是一种不断迭代的工作方式。它不提倡“一步到位”,它提倡不断调整、适应,逐步去达到目标。敏捷工作法包括两个要点: “最小可交付”和“持续迭代”。建立“最小可交付”意识掌握敏捷工作法,首先,你要建立交付意识。在早期,给需求方最初级的版本。它要拿得出手,又不至于过于复杂。 也就是“最小可交付”的1.0版本,它可以帮助你确认最终的需求,避免你把时间投入到不必要的地方。在计划交付节点的时候,我的建议是前紧后松。持续迭代,把背上的猴子扔出去迭代,通俗地说,就是一次比一次更好的“交付”。重要的事情多迭代,紧急的事情先迭代。需要强调的是,敏捷工作法,不主张“同时做多件事”。虽然敏捷的结果,看起来是多个项目在同时推进,但其实你是把不同项目的不同版本,不断地交付出去,手里仍然始终只留一个任务。五、如何管理合作者的时间。你的同事、下级,甚至上级的时间都是可以被你管理的;职场人的时间管理两个特点,一是开放透明,二是互相负责。三个透明沟通习惯首先,在做计划的时候,就把别人拉进来。其次,“实时同步”。“职场能见度”是评价一个员工是否有晋升潜力的重要因素。第三,尽可能地“当面沟通”。如果可以当面沟通,就不要打电话;如果可以打电话,就不要写邮件发微信;如果是一些重要的事情,几句话说不清楚的,我一般会“书面配合当面”。管理上级的时间经常下班回家的时候,老板让提交一份报告。晚上有重要的约会,都已经到路上了,还得返回办公室加班。可是尽管心里不爽,但又不敢给老板脸色,也不知道该说不该说。要解决这一类问题,核心就是 “敢于去和老板一起管理时间”。老板对自己布置出去的任务没概念,又喜欢不断地给下属加任务。如果下属不主动反馈手头事情的进度,老板对下属的工作量会产生误判。主动固定下来和老板一对一沟通的时间,放到他的日历表里。利用项目管理表,定期和他汇报你的项目、任务的进度。上级其实对这种一起管理时间的做法是非常欢迎的。一方面,的确需要知道,自己的下属,是不是把时间花在了刀刃上。另一方面,对部门工作的进展能够更容易地看得清楚,不再需要把精力花在催进度这种事上。学会授权作为一个管理者,之所以要聘用下属,是请他们来干活的。给他们相匹配的责任,不仅是对员工自己的成长负责,让他们获得独当一面的能力,同时也是为企业的持续发展负责。你可以把先试着从最小的任务开始放手。六、如何与忙碌相处我们追求的美好的"慢生活",到底是真实存在的,还是一种逃避当下生活的想象?忙碌的人完成任务的速度更快、效率更高;悠闲的人,反而更容易错过截止日期。国外有句谚语,"如果你想找人帮你办事,一定要找那些本来就很忙碌的人。"我是这么理解这句话的:忙碌的人跟悠闲的人比起来,大概率更靠得住,行动力和能力都更强。避开“内卷化忙碌”"内卷化",原本是社会学家观察到的一个现象,它是指一个社会,长时期停留在一种简单的自我重复的状态。但是,我们也能看到身边有不少人,他们忙而不累,总是充满精力,完成了一件事,马上又能全情投入下一件事。在和他们深度访谈之后,我发现了他们身上这样一个共性:那就是,"忙碌"这件事本身,就可以给他们带来能力的成长与内心的满足感。与内卷化的忙碌状态不同,它是自己驱动自己去做事,我管这种状态叫做 "自驱模式"。形成自驱式忙碌避免内卷化的忙碌,进入自我驱动式的忙碌,我建议你去做三件事:首先,你得有一个"属于自己的好目标"。在职场,一定要有两个重点:"一个重点,是完成你老板交代给你的;另一个重点,是挑战自己想做的"。把定目标当做给未来的简历做准备。有了目标,你要做的第二件事情是:给成长留出足够的投入。除了要投入时间,还有一个绝招:那就是在学习上,敢于投入钱,投入让你心疼的钱。第三件事是:跑出一个小循环,制造机会让自己尝到甜头。一个给自己驱动力的办法是,把学到的某个技能,立刻运用到工作中,也就是俗话说的"现学现卖"。自己想要什么,是逐步试出来的。和敏捷工作的原理一样,持续迭代自己,通过完成一件一件小事,逐步找对自己的方向。不要急着否定你目前的工作,把每一次你的尝试,当做是一次迭代。总有一天,你会从"1.0版本"到 "2.0",再到更高的版本。正是由于你的忙碌是服务于你,而不是你服务于忙碌,你才能在忙碌之外,拥有充沛的精力,尽情地去陪伴家人、去享受生活。整体回顾关于给职场人的时间管理,我就讲到这里,回顾一下这五讲的内容。第一讲:做好两个计划表。我和你分享了极简的项目计划表和日历表这两个工具,做项目计划的两个基本动作是分拆子任务和设定截止日期,日历表的关键是先安排下重要的事。第二讲:我们说了行动,把时间变成产出。我和你分享了提升执行力的办法,包括把任务变成动作,"转""做""存""扔"四字口诀,还有战胜拖延症的一个小心法。第三讲:敏捷工作法,让计划赶上变化。我们说了避开"把时间浪费在努力工作中"的时间陷阱,分享了"最小可交付"和"快速迭代"的敏捷工作法。第四讲:管理合作者的时间。我们说了三个透明沟通的习惯,以及如何管理上级的时间,如何学会授权。第五讲:我和你说了如何跟忙碌相处。我们讲了要避开原地踏步的"内卷化忙碌",建立工作与成长平衡的"自驱式忙碌"。你需要做三件事:找到属于你的目标,给这个目标安排足够的时间投入,跑出一个小循环。最后,我衷心地希望这堂课能够帮助到你,让你成为时间管理的高手。

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