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告别杂乱无章的文件柜!AI文档管理系统的7大好处

传统的文件柜对于生产力来说其实是一种损害,它塞满了合同、供应商协议、入职文件和其他文件。根据施乐(Xerox)公司的数据,中小企业在处理文档管理问题上浪费了46%的时间。

作者: | 2020-09-15 22:05:35 | 来源:51cto

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传统的文件柜对于生产力来说其实是一种损害,它塞满了合同、供应商协议、入职文件和其他文件。根据施乐(Xerox)公司的数据,中小企业在处理文档管理问题上浪费了46%的时间。

本文中,我将解释如何通过切换到支持AI的文档管理系统来最大限度地提高工作效率。

来看一个例子

采购公司知道他们有一份文件,但却找不到;一家律师事务所手头有一些文件,但找不到与案件有关的其他文件。现在,想象一下他们在寻找正确的文档时会遇到的麻烦。很明显,这表明他们的文档管理系统效率低下且繁琐。如果你处在他们的位置,你可以在以下两件事中选择一件:

· 继续大海捞针,即继续在文件堆里找到想要的文件。

· 整合一个以人工智能为后盾的智能文档管理系统,帮助他们快速分类和访问任何角落的数据。

依我看,你应该选择后者。一个支持人工智能的智能文档管理系统可以减轻人工的痛苦,简化每一步工作流程,使之更好更快。从获取到存储和检索信息,人工智能彻底改变了管理、创建和使用的方式。

本文将阐述支持人工智能的智能文档管理系统是如何在现代工作场所变革的,以及为什么它们是必要的。

1.自动分类和处理

人工智能极大地改善了文档管理世界。它可以读取文档内容并自动分类和处理,而无需人工干预。文档管理软件中存储的文档越多,它就越能理解受众的交互,也就能更好地对信息进行分类和处理。

2.自动化手动过程

大多数组织都努力存储、管理信息,并在需要时进行检索。一个智能文档管理软件可以自动完成这项繁重的工作,将节省的时间专注于其他关键业务操作。

假设你在5个不同的地方有5份不同的文件——一份合同、一份解雇信、一份申请书、一份更改通知单和另一份重要的纸质文件,你想把它们放在一个文件里。在手动文档管理场景中,你将需要一些时间查找每个文档并将它们组合到一个文件中。

这时就该智能文档管理软件来拯救你了。它数字化所有的纸质文档,分类,标记,并存储在云端。因此,当下次查找特定文档时,你可以键入标记并在几秒钟内找到它。这也有助于在快速周转时间内实现团队内的协作和参与,这项令人头疼的任务有着落了。

3.数据提取

小企业每天都会产生大量的数据。因此,他们有必要精简数据并提取重要信息来执行特定任务。DMS能准确、快速地提取出新的数据,提升数据提取级别。它使用机器学习、预测分析和数据可视化来处理文档中包含的数据。

例如,Google的文档AI通过从结构化和非结构化数据中获取信息来降低运营成本并提高效率。此外,它自动化并验证所有数据(结构化和非结构化),以确保文档的准确性和一致性。最棒的一点是,由于它将文档存储在云端,你可以在任何时间点检索它们。

4.激发商业智能

假设你正在招聘一个项目经理,每天都会收到大量的简历,手动浏览每份简历对招聘经理来说既费时又费力。

由人工智能支持的文档管理系统可以根据招聘经理输入的关键字对简历进行分类,这样他们就能得到想要的确切信息。这也节省了他们浏览每一份简历的时间,减少包括浏览与工作无关的简历的麻烦。

5.聚类文档

对文档执行编程操作以获得所需结果的需求从未如此之大。文档管理系统根据不同的主题或层次结构来划分文档堆栈。它理解两个文档之间的关系,得出结论,并发现它们之间的相似之处。这使得分类、组织和文档搜索变得轻而易举。

聚类文档能够帮助律师事务所、采购公司、IT公司和其他文件繁重的服务提供公司。该软件将信息分类在不同的集群中,并在需要时根据相关性和相似性提取信息。即使在文档创建十年甚至更久远的时间之后,它依旧能轻松处理文档工作。此外,DMS保存更改并跟踪更改,使你能够完全控制文档。

6. 构建非聚集型的信息

现代企业收集的数据有80%是非结构化的。大多数情况下,我们通过电子邮件、短信、信件和表单进行交流,这些都是非结构化数据。这就造成了很多混乱和沟通空白,减缓了工作进度,对组织造成了不可挽回的伤害。

文档管理系统能起到保护伞的作用,并将所有信息存储在一个集中的位置,使你能够无忧地使用不同形式的通信。

7.安全存取

我们都知道,如今数据是公司最有价值的资产。因此,如果数据发生任何变化,公司就可能会遇到麻烦。显而易见,手动管理文档时公司更容易发生数据泄露。

智能数据管理系统使你能够在一个紧密的环境中工作,减轻数据泄漏和数据剽窃问题。此外,它还提供了对文档进行密码保护的功能,以防止未经授权的访问。它还检测访问私有数据的未授权请求,并拒绝这些请求。

此外,人工智能支持的DMS减少了数据冗余、数据错误,并防止文档被放错地方。简而言之,我们可以说,一个文档管理系统可以使你的组织免受各种数据安全威胁。

文档管理系统是当今企业所必需的吗?

支持人工智能的智能文档管理系统彻底改变了我们在办公室或出差时的协作方式,这对企业来说简直是一种福音。

DMS通过自动化日常任务,帮助你把时间花在关键的职责上,从而帮助你创建一个智能的工作场所。它通过在集群中存储信息来消除混乱,在需要时为你提供所需的信息,并保护你的数据。智能DMS能够全天候为你服务,永不疲惫。