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Evan
如何推动管理工具的使用?
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飞马网-如何推动管理工具的使用?


大家在项目中或组织中推广使用某种项目管理工具时,可能都遇到过困难。最常见的情况是,工具流程、配置、培训等都已经完成,但是就是使用不起来。大量的问题还是在线下处理,工具最终沦为了记录工具,最终再也没有人使用了。我也遇到过这样的情况,现将案例和大家分享一下:
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下面是我们实际项目中的一封邮件:
“大家好!为在XX项目中,切实推行问题管理、风险管理,我们部与XX公司已就相关的管理流程和ADT工具的使用方式达成了一致。根据目前的统计结果,各项目组的问题、风险审核人以及问题、风险管理员人选已经确定,通过ADT中的ClearQuest工具进行问题、风险管理的条件已成熟。请各项目组通过对ClearQuest工具的使用尽快开始问题和风险管理,如有疑问,请及时咨询。ClearQuest问题管理手册请见附件”
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上面是邮件的原文,邮件的目的很明确,要求大家开始使用CQ工具进行项目相关问题和风险的管理,并且附带了操作手册。这封邮件本身没有任何问题,但是这件事情,真的能就此开展起来么?现实的情况是:软件环境、操作手册、管理制度、角色人员都已经确定了。似乎没有任何问题。实际上,这样还不足够。
当时,我们PMO建议的采取如下措施:
1、首先,需要由高层领导或主管领导强调以后涉及项目的全部问题和风险,全部要通过系统来操作。并强调会定期检查。从思想上让大家明确。这个过程通过邮件即可,不需要通过会议的形式,应该不会耽误领导过多的时间。
2、其次,明确要求项目中的任何组织和个人不再直接接收其他形式的关于问题和风险的反馈,从流程上全部转到使用系统上来。
3、然后,需要做一次实际案例操作的培训工作。最好在培训之后组织一次考核,或要求每个人都通过系统提交一个问题或者风险、解决一个别人分配给自己的问题,确认并关闭一个问题等等。(建议建立一个“培训项目”,让大家在这个项目中可以随意的做各种操作)。通过这种方式,让大家消除对系统的陌生感,增加对系统的兴趣。同时也公开的明确如果在操作中出现问题是可以找谁来协助。
4、最后,一段时间(如一周、两周、两个月)后,领导给提出最多有效问题或风险的人员发一封邮件给予表扬,并抄送全部门。把工作彻底做实了。
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但是,在实际中领导后续并没有采纳我们的意见和建议(因为工作习惯等原因),最终工具完全没有人使用了。但是作为一个案例,现在拿出来供大家分享下,看看各位有没有进一步的改进建议。

 <-我的疑问->

1、如何推动管理工具的使用?

2、领导因为工作习惯而没有采取我们的一件事时,应该怎么办?

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